BUDGET D’UN ÉVÉNEMENT DIGITAL : DITES OUI AUX ÉCONOMIES

Quel budget pour un événement digital ?

Depuis plus d’un an, les événements digitaux remplacent l’événementiel classique. En effet, le contexte du télétravail et la distanciation physique obligent à basculer en virtuel. La bonne nouvelle ? Le budget pour organiser un événement digital est moins élevé que celui d’un événement physique ! Lieu, staff à l’accueil, au service et en cuisine, transports… Ces lignes disparaissent des devis, et les coûts sont mieux maîtrisés.

Les avantages et les inconvénients de l’événementiel digital

L’événementiel digital présente de réels avantages, surtout pour les organisateurs :

Événement digital : entreprise chefing
Événement digital : invités chefing

Si l’événementiel digital est un atour pour les organisateurs, on note que côté participants, c’est moins rose. En effet, le désengagement des participants et des collaborateurs s’est amplifié depuis le Covid, et cela a un impact fort sur leur participation aux événements virtuels.

Selon une étude réalisée par l’institut Gallup :

0%
des salariés sont désengagés
0%
des salariés sont démotivés

Lassés d’une vie en virtuel, ils… 

  • participent moins activement
  • prennent moins la parole
  • échangent moins avec les autres
  • n’allument pas leur caméra
  • parfois, ne se connectent pas

Heureusement, mettre en place les bonnes pratiques de communication et d’animation permet d’atteindre rapidement de meilleurs taux d’engagement.

L’événementiel digital, accessible au plus grand nombre

Récemment, une étude a été réalisée via LinkedIn sur un échantillon de 200 professionnels du secteur. 37% des organisateurs d’événements se considèrent comme débutants ou novices en matière de budget. Également, 57% d’entre eux estiment que les événements virtuels ont un meilleur ROI que les physiques.

Pour comprendre plus facilement la question des budgets dans l’événementiel, comparons la répartition des coûts entre événements physiques et digitaux.

Répartition d'un budget d'événement physique
Répartition d'un budget d'événement digital

Organiser un événement digital diminue donc votre budget puisque : 

  • Aucune location de lieu. Tout se fait sur internet !
  • Aucun staff d’accueil, de service ou de cuisine nécessaire. Seul un animateur peut être sollicité pour une animation particulière !
  • Pas forcément de logistique matérielle et technique. Les activités les plus simples ne requièrent ni son ni luminosité. On les utilise seulement pour les animations plus complexes. De plus, les matériaux sont utilisés moins longtemps et en plus petite quantité que lors d’un événement physique.
  • Aucune commande de food & beverages sur une journée entière. Seules certaines animations ponctuelles donnent lieu à des dégustations.

Organiser un événement digital à moindres coûts

L’événementiel digital ouvre un champ des possibles pour la créativité ! En effet, les séminaires, conférences et webinars classiques coûtent très cher en présentiel. En ligne, ils sont améliorés, plus créatifs et plus accessibles, grâce à ces astuces.

Réunissez vos équipes via des plateformes et personnalisez votre interface de réunion

Google Meet, Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams, BlueJeansMeeting, GoToMeeting, Join.Me, Slack… Il y en a pour tous les besoins, les budgets et les goûts !

 

Proposez un fond avec votre logo ou personnalisé selon la thématique de votre événement : team building, présentation client, animation ludique… Vous en augmenterez son impact !

Proposez une animation et intégrez du réel à votre événement digital

Accessoire et réel

Organisez une activité selon votre typologie de cible pour rendre l’événement interactif et engageant. Quiz anecdotique sur les participants, concours du meilleur déguisement, icebreaker pour apprendre à se connaître, recette à suivre proposée par celui qui cuisine le mieux…

 

Pour impacter et marquer le coup auprès de vos collaborateurs, intégrez des accessoires physiques en rapport à l’événement ! Ainsi, vous faites en sorte que vos convives gardent un souvenir positif et vous comblez le fossé entre le réel et le digital.

L’organisation d’un événement digital est plus facile, moins contraignante et surtout moins chère que celle d’un événement physique. À distance, internet nous permet d’être plus créatifs pour organiser des événements plus engageants et qui impactent collaborateurs et clients. Et en plus, le tout avec un budget bien plus petit !

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